Op locatie
Tijd voor schrijven, gegevens opzoeken en ontbrekende informatie aanvullen.
Kennisbank · administratie
Hoeveel administratieve tijd kost een papieren werkbon?
De tijd van een papieren werkbon bestaat niet alleen uit het invullen op locatie, maar ook uit inleveren, controleren, overtypen en corrigeren op kantoor.
Direct antwoord
Direct antwoord: tel alle overdrachtsminuten per werkbon op
De administratieve belasting van een papieren werkbon is de som van invultijd, overdracht, kantoorverwerking en correctietijd. Vermenigvuldig die minuten met het aantal werkbonnen om de maand- of jaarbelasting te bepalen.
Positie in de 60-seconden-werkbonRegistreer tijdens het werk; maak de administratie niet nog eens na afloop.
Bekijk de complete flow →Eén keer registreren
Wat moet deze stap eenvoudiger maken?
De mobiele werkbon is pas geslaagd wanneer de medewerker minder administratie heeft en kantoor minder hoeft over te typen.
Overdracht
Inleveren, scannen, mailen of fysiek naar kantoor brengen.
Kantoor
Lezen, controleren en opnieuw invoeren in administratie of facturatie.
Correctie
Nabellen wanneer uren, materiaal, handtekening of toelichting ontbreekt.
Formule
Bereken eerst de minuten per bon
Gebruik de werkelijke stappen uit uw huidige proces.
Voorbeeld: 3 minuten invullen, 6 minuten kantoorverwerking en gemiddeld 1 minuut correctietijd betekent 10 administratieve minuten per werkbon. Bij 500 bonnen per maand is dat ongeveer 83 uur verwerking per maand.
Deze berekening zegt nog niets over gegarandeerde besparing. Ze maakt wel zichtbaar hoeveel tijd het huidige overdrachtsproces gebruikt en welke stappen een digitale werkbon kan wegnemen.
- invultijd
- overdrachts-/wachttijd
- kantoorverwerking
- correctietijd
Praktijk
Meet ook de vertraging tot facturatie
Een werkbon kan weinig minuten kosten en toch dagen blijven liggen.
Leg daarom naast verwerkingstijd ook vast hoeveel dagen gemiddeld zitten tussen uitvoering en het moment waarop de gegevens compleet beschikbaar zijn voor facturatie.
Een digitale werkbon verkort vooral de informatieroute: de medewerker registreert bij de bron en kantoor ontvangt dezelfde gegevens direct na afronding.
- dagen tot ontvangst
- incomplete bonnen
- nabellen
- moment factuurvoorstel
Proces
Zo loopt deze registratie door.
- 01Aantal bonnen bepalen
- 02Minuten medewerker meten
- 03Kantoorverwerking meten
- 04Correcties meenemen
- 05Jaarbelasting berekenen
- 06Digitaal doelproces vergelijken
Begin klein, breid later uit
Een digitale werkbon hoeft geen volledige softwarevervanging te zijn.
Start met mobiel registreren. Behoud bestaande boekhouding of administratie waar die goed functioneert. Wanneer planning, CRM, werkorders, voorraad of contracten later nodig worden, kan dezelfde SolvCRM-omgeving worden uitgebreid.
1 Digitale werkbon2 Planning3 CRM4 Werkorders5 Voorraad6 Contracten
Veelgestelde vragen
Praktische vragen over deze werkbonstap.
Welke tijd moet ik bij een papieren werkbon meetellen?
Tel niet alleen het schrijven op locatie mee, maar ook inleveren, sorteren, controleren, overtypen en correcties door ontbrekende informatie.
Is alle gemeten tijd te besparen?
Nee. Een deel van de registratie blijft nodig. De calculator geeft daarom procesbelasting weer en geen gegarandeerde besparing.
Waar kan ik dit direct berekenen?
Gebruik de werkboncalculator of de papier-versus-digitaal calculator op deze website.
Volgende stap
Test eerst de werkbon, bespreek pas daarna software.
Gebruik de interactieve demo of calculator. Zo ontstaat direct een concreet beeld van welke mobiele registraties en administratieve overdrachten relevant zijn.